Solução sob medida para gestão do evento JEWC 2016 é desenvolvida pela InCuca

A InCuca, empresa de soluções tecnológicas especializada em sistemas de informação e comunicação - TICs sob medida para pessoas, empresas e projetos, desenvolveu o software web de gestão para o Júnior Enterprise World Conference (JEWC) – Conferência Mundial de Empresas Júniores, que será realizado em 2016. O evento de empreendedorismo universitário é o maior do mundo, idealizado e executado bienalmente para desenvolver o Movimento Empresa Júnior (MEJ), organização de empreendedorismo para universitários presente em quase 50 países. A conferência segue tendências mundiais e trata sobre os desafios enfrentados no cotidiano da empresa júnior.

Sediado no Brasil em Paraty/RJ no ano de 2012, o JEWC na época contou com o maior número de congressistas em um evento do MEJ, se tornando o maior já realizado. O evento gerou uma receita direta para os empresários locais de mais de R$1.5 milhão, através de alimentação, hospedagem e demandas de estrutura do evento.

Nesse ano, o JEWC 2016 irá acontecer em Florianópolis/SC, entre os dias 20 e 24 de julho. Por ser considerada a melhor cidade para se empreender no país, segundo estudo da Endeavor Brasil, e ter um ótimo contraste entre negócios e lazer através de suas praias, a cidade foi escolhida como o local ideal para receber os mais de 4 mil congressistas esperados para o evento.

E com a presença de nomes icônicos como Al Gore, Fernando Henrique Cardoso, Jim Collins e Richard Branson, o JEWC se tornou uma referência mundial no empreendedorismo universitário, atraindo necessidades que precisavam de uma solução sob medida para serem atendidas. O diretor do JEWC, Guilherme Larroyd, explica os desafios do início do projeto e como a InCuca atendeu a demanda e construiu o sistema sob medida exclusivo para a gestão do evento.

O Desafio

Com milhares de participantes vindos de todas as partes do mundo, o JEWC recebe diversas demandas para atender seus participantes, principalmente em momentos cruciais como inscrições, locações de quartos, ou mesmo a programação das atividades. Antes de entrar em contato com a InCuca, a organização tinha que mobilizar equipes de trabalhos focadas em atender a cada uma destas partes.

Antes, era necessário cadastrar individualmente cada participante do evento em um sistema fornecido pela Unicred e gerar o boleto individualmente. Além disso, era impossível atualizar em tempo real as vagas nos quartos dos hotéis ou a quantidade de vagas em cada sala onde aconteceriam as atrações durante o evento.

“Para cadastrar 500 inscritos no sistema do banco montamos uma equipe de 12 pessoas que virou uma noite cadastrando todo mundo. Como o nosso evento possui 4000 vagas e muitos acabam se cadastrando e não pagando, sendo necessária uma atualização na lista de espera, isso nos levaria a perder semanas de trabalho, explica Larroyd”.

A Solução

Com a experiência de já ter realizado um website com a InCuca, o JEWC entrou em contato com a empresa para tentar solucionar mais esse desafio. Com a criação do software, dias de trabalhos perdidos para resolver demandas e problemas casuais dos participantes não seriam mais necessários, podendo o JEWC focar a sua equipe em outros setores.

Para isso, o software desenvolvido para o JEWC compreende todas as etapas que os congressistas devem realizar para completar sua inscrição e ter uma experiência personalizada. Dentre as funcionalidades do sistema estão o preenchimento de dados da inscrição, sistema de geração de boletos, controle do pagamento, escolha de quartos nos hotéis e da programação, já que muitas palestras são simultâneas.

“O atendimento da InCuca sendo excelente, conversamos pelo skype e pelo e-mail e em qualquer hora que eu preciso nós conseguimos resolver todas as situações.”

Os Resultados

E após todo o trabalho, os resultados apareceram. Mesmo ainda em fase de testes, os organizadores já avaliam algumas funcionalidades do sistema. Por meio dele, os usuários têm mais independência e podem controlar suas parcelas, gerar boletos integrados com o banco, além de ser personalizável para a experiência que ele quer ter, escolhendo o quarto no hotel para se hospedar e a quais palestras ele quer assistir dentro da programação completa do evento.

Através dessas utilidades, a satisfação dos envolvidos no evento aumenta e agora a equipe da JEWC pode focar seus esforços na organização do evento e garantir um atendimento e experiência dos congressistas. Com o sucesso na criação do site e agora do software, as relações do Movimento Empresa Júnior e a InCuca se estreitam para futuros projetos colaborativos .

“Além do JEWC 2016 queremos dar continuidade ao uso desse software em todos os eventos da Brasil Júnior, com as adaptações que forem necessárias .”