Projeto com escopo aberto ou fechado: qual o melhor?

Ao acompanhar um projeto de desenvolvimento de tecnologia para sua empresa, é preciso saber investir tempo e dinheiro de forma estratégia com mais custo-eficiência possível. E parte integrante dessa inteligência no planejamento é entender o que é um projeto com escopo aberto e fechado. E, claro, qual desses modelos é o mais indicado na contratação do serviço.

O escopo nada mais é do que uma definição das regras da operação. Um projeto com escopo aberto e fechado exibe quais são os limites a serem traçados. Assim, o pedido inicial da solução encomendada pode ter uma clara visão de sua amplitude. Os preços, prazos e, até mesmo, os objetivos finais serão influenciados pela abertura ou pelo fechamento de escopo.

Chamamos de escopo fechado aquele em que valor, prazo e o que será entregue já está definido desde o início. Por sua vez, em um projeto com escopo aberto, os processos vão sendo adaptados, ajustando-se à entrega do que está sendo desenvolvido.

Na InCuca, costumamos dizer que em um projeto com escopo aberto você compra uma solução e em projeto com escopo fechado você compra um produto, que nem sempre é a solução que você precisa. Isto porque, no projeto com escopo aberto você tem liberdade para pensar, criar, repensar e recriar todo o projeto à medida que entende que as suas necessidades estão realmente sendo resolvidas.

Já no escopo fechado você sabe exatamente o que vai ter ao final da execução do projeto, e pode ser que o resultado não seja exatamente o que você esperava. Nesse caso, terá que contratar um novo projeto para fazer ajustes ou grandes mudanças.

Neste artigo, você vai entender um pouco mais a respeito das vantagens de cada uma dessas opções. Confira a seguir.

Projeto com escopo aberto e suas vantagens

Para alguém que não entende mais profundamente os modelos de desenvolvimento em um projeto, a opção de abrir o escopo pode parecer arriscada. Afinal, quem garante que o resultado do aplicativo ou da plataforma que você deseja será satisfatório?

No entanto, conhecendo melhor como as variáveis são organizadas nesse modelo, é possível ver que um projeto com escopo aberto pode oferecer muitas vantagens, tais como:

Prioridades são prioridades

No ambiente de escopo aberto, aquelas atividades e funções que forem mais prioritárias acabam ganhando destaque naturalmente. Maior liberdade no processo permite que seu problema seja solucionado de forma mais ampla e mais rápida.

Enquanto no projeto de escopo fechado o time segue o cronograma a risca, no escopo aberto o cliente tem liberdade para repensar atividades e cronograma sempre que entender que novas atividades mais prioritárias apareceram.

Mais transparência e sem surpresas

No projeto de escopo aberto, o cliente geralmente contrata horas de trabalho. Nesse caso, a empresa contratada deve prestar contas sobre a utilização dessas horas, e mostrar claramente em quê elas foram investidas ao longo do mês.

Além disso, o escopo aberto permite uma maior previsibilidade financeira e dá mais segurança para o cliente. Como são utilizadas as horas contratadas para a execução do projeto, sempre que essas horas são esgotadas, o trabalho é pausado até o mês seguinte ou negociadas mais horas.

Facilidade de repensar a estrutura a qualquer momento

O modelo de escopo aberto surgiu para combater uma estrutura engessada e diminuir a frustração de clientes. Digamos que, após meses em um projeto já contratado, sua empresa necessita de uma nova função. Infelizmente, ela não está no orçamento previsto. Um projeto com escopo aberto soluciona essa questão, pois a estrutura pode comportar novas demandas conforme elas forem surgindo ou alcançando status mais prioritário.

Ou ainda, você recebeu o projeto, pediu a quantidade de alterações previstas em contrato, mas mesmo assim, ao final, gostaria de mais mudanças. No projeto de escopo fechado, novas mudanças além das previstas em contrato podem gerar mais custos.

Parceiros integrados com os objetivos do negócio

Geralmente, empresas que trabalham com escopo aberto possuem uma rede de parceiros que dão apoio na execução de projetos, sem que isso custe mais para o cliente.

Uma equipe de parceiros que trabalha em projetos de escopo aberto representa braços extras para que sua empresa consiga alcançar mais objetivos e desenvolver novas frentes. Esse será um parceiro que estará inteirado quanto aos objetivos e metas estratégicas de seu negócio e, a partir de sua expertise técnica e mercadológica, poderá recomendar as melhores táticas para gerar os melhores resultados. 

Na InCuca, nossa rede de parceiros sempre é acionada quando o projeto precisa de uma ajuda extra para ser executado.

O escopo fechado e seus valores

No escopo fechado, o que será entregue, quando será entregue e por quanto já estão definidos no planejamento. Isso, a princípio, faz com que a empresa se livre de riscos de orçamentos que fujam do proposto. Por outro lado, é preciso que o problema e a solução sejam muito bem identificados e definidos. Não há muito espaço para mudanças.

Neste tipo de projeto, normalmente se investe algo entre 20 a 30% do orçamento e tempo na fase de Concepção/Planejamento (levantamento de requisitos, definição de escopo e planejamento). Todo esse investimento gera um aumento no custo e o aumento no prazo da entrega de valor do projeto, ou seja, o cliente investe mais recursos e precisar espera bem mais tempo para receber o produto/serviço funcionando.

Portanto, o projeto com escopo fechado pode ser mais aderente à empresa que já tem maior domínio sobre o tipo de problema enfrentado e o tipo de solução demandada para resolvê-lo. E esse modelo pode apresentar vantagens como:

Maior segurança em relação a entregas

Quando já se conhece o desafio e a solução necessária, há uma grande previsibilidade ao contratar um parceiro qualificado e que a entrega será exatamente aquela que sua empresa definiu e que essa será suficiente para a resolução esperada para seu negócio.

No entanto, é válido ressaltar que o escopo fechado não aceita novas demandas no meio do processo. É como contratar o projeto de uma casa para um arquiteto e, no meio do caminho, você decidir que quer um segundo andar. Provavelmente o arquiteto irá lhe oferecer um segundo projeto e cobrará a mais por isso. Enquanto isso, no escopo aberto, o arquiteto usaria as horas contratadas para fazer um novo planejamento, sem que isso gerasse maiores custos.

Prazo definido para finalização

Nem sempre é possível encaixar no cronograma um projeto de escopo aberto. Quando os prazos são curtos ou imutáveis, ter a garantia de finalização do escopo fechado é importante.

Neste caso, no entanto, vale mencionar que alguns prazos podem depender de terceiros, e por isso nem sempre o escopo fechado pode garantir 100% de entregas no prazo.

Por exemplo: você contratou uma empresa para desenvolver seu site e um freelancer para desenvolver o conteúdo e as mídias, como fotos e vídeos. Caso o freelancer atrase sua entrega, todo o processo pode atrasar.

Na InCuca, quando um projeto de escopo fechado atrasava por causa de um terceiro contratado pelo cliente, ou mesmo por atrasos do próprio cliente para produção de conteúdo ou avaliação das entregas, o projeto ficava no estoque. Este estoque era previsto no projeto, e caso ele permanecesse mais tempo do que o planejado era cobrado um valor a mais por isso.

Essa cobrança extra acontecia em virtude da reorganização da equipe quando um projeto voltava a ser executado, já que neste período novos projetos teriam entrado em produção pela equipe e ela deveria replanejar todos os seus processos para não atrasar outras entregas.

Custos já previstos

No projeto de escopo fechado, os prazos e custos previstos já estão na mesa. Isso significa que tudo aquilo que será realizado já está delimitado pelo que foi estabelecido entre as partes. Embora possa haver imprevistos no meio do caminho e novos custos apareceram, você pode decidir se vai ou não arcar com eles. No entanto, você tem a garantia de ter em mãos o que foi contratado pelo valor acordado.

É importante, porém, destacar que se trata de um projeto que necessita de uma margem de segurança maior. Afinal, não será possível modificar o orçamento de acordo com novas demandas que tenham sido detectadas após a definição do escopo.

Como funciona na InCuca

Desde 2019, a InCuca passou a trabalhar somente com projetos de escopo aberto. Essa decisão foi tomada após executar centenas de projetos de escopo fechado e entendermos que os benefícios do escopo aberto para os clientes eram muito mais atrativos.

No nosso caso, os clientes contratam horas de trabalho no mês que, caso não sejam utilizadas integralmente, acumulam para o mês seguinte. O cliente pode acompanhar a utilização das horas pela Central da InCuca, que é atualizada semanalmente.

Veja o depoimento do Saulo Pinotti, CEO da Playlab, um dos nossos clientes que optou por contratar projetos com escopo aberto.

Para organizar o fluxo de trabalho, a InCuca conta com profissionais de Gestão de Projetos, que se reúne periodicamente com os clientes para definir as prioridades do período e dar feedbacks sobre o andamento do projeto. A qualquer momento, o cliente pode solicitar alterações no cronograma das atividades priorizadas.

No fim do mês, o time envia ao cliente um relatório completo das horas utilizadas e todas as atividades realizadas no período.

Além disso, o projeto de escopo aberto tem permitido uma maior previsibilidade financeira para o clientes, que sabem exatamente o custo de cada hora contratada e em quê cada hora está sendo investida. Assim, há mais transparência e não há surpresas no final do mês.

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